Resolución Rectoral de 15 de junio de 2015, por la que se crea el registro contable de facturas y se establecen medidas para facilitar el registro administrativo de las facturas dirigidas a la Universidad de Sevilla.
Núm. 4/2015, de 10 de julio
I. DISPOSICIONES Y ACUERDOS GENERALES
I.3. Rector
Resolución Rectoral de 15 de junio de 2015, por la que se crea el registro contable de facturas
y se establecen medidas para facilitar el registro administrativo de las facturas dirigidas a la
Universidad de Sevilla.
La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro
contable de facturas en el sector público, aborda importantes reformas en la gestión del gasto
de las Administraciones Públicas, orientando dichas reformas hacia la agilización y el control
del procedimiento de pago a proveedores, con el principal propósito de favorecer a este colectivo
incrementando su protección.
Entre los objetivos de esta Ley se encuentran: reducir la morosidad en las Administraciones Públicas,
para contribuir con ello a mejorar la competitividad de las empresas; disponer de un mayor control
contable de las facturas, para alcanzar un mejor control del gasto público y del déficit y, por último,
lograr incrementar el nivel de confianza en las cuentas públicas.
Tanto la Ley 25/2013, de 27 de diciembre de impulso de la factura electrónica y creación del registro
contable de facturas en el sector público, como las diferentes disposiciones reglamentarias estatales que
la han desarrollado (esencialmente, la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los
requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas y, la posterior Orden HAP/1074/2014,
de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto
General de Entrada de Facturas Electrónicas) tienen un carácter básico en prácticamente la totalidad
de su articulado, obligando a todas las Administraciones Públicas, entre las que se encuentran las
Universidades, a adoptar las medidas internas necesarias para garantizar su cumplimiento.
Así, con objeto de alcanzar los objetivos mencionados, la Ley incluye entre sus medidas la necesidad
de que todas las Administraciones Públicas dispongan de un registro contable de facturas así como la
obligación para los proveedores de presentación de sus facturas en un registro administrativo. Ambas
medidas obligan a la Universidad de Sevilla a adoptar medidas organizativas y procedimentales que
permitan dar cumplimiento a esta Ley.
En consecuencia, en el ejercicio de las atribuciones conferidas por la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de
diciembre, de Universidades y por el Estatuto de la Universidad de Sevilla, este Rectorado,
RESUELVE
Primero.- Objeto.
La presente Resolución Rectoral tiene por objeto:
a. Crear el registro contable de facturas de la Universidad de Sevilla, en cumplimiento del artículo
8
de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del
registro contable de facturas en el sector público.
b. Determinar las Unidades Administrativas competentes en materia de gestión económico-
presupuestaria.
c. Establecer medidas que faciliten al proveedor la obligación de presentación de sus facturas en
el registro administrativo de la Universidad y que permitan acortar los plazos de la tramitación.
2
15
Núm. 4/2015, de 10 de julio
I. DISPOSICIONES Y ACUERDOS GENERALES I.3. Rector
Segundo.- Ámbito de aplicación.
Lo previsto en la presente Resolución será de aplicación a las facturas emitidas en el marco de las
relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y la Universidad de Sevilla.
Tercero.- Registro contable de facturas.
Se crea el registro contable de facturas de la Universidad de Sevilla, quedando integrado en el sistema
de información contable de la misma (UXXI-Económico).
La responsabilidad funcional y la gestión de este registro corresponde al Área de Gestión Económica,
sin perjuicio de que, dada la diversidad de centros de gastos y la organización administrativa de la
Universidad de Sevilla, se habilite de forma descentralizada al personal que corresponda para efectuar
las anotaciones en el mismo.
Corresponde al área de Gestión Económica gestionar los usuarios con acceso permitido al registro
contable de facturas, teniendo presente la diversidad de unidades que tramitan facturas en la
Universidad.
El funcionamiento del registro contable de facturas se ajustará a lo dispuesto en la Ley 25/2013, de 27
de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el
sector público y en la Orden de desarrollo HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los
requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas.
Sobre la base de la información gestionada en el registro contable de facturas, y para las facturas
emitidas en papel, la Universidad de Sevilla establecerá un procedimiento que permitirá dar a conocer
a los proveedores el estado de tramitación de las facturas. El proveedor tendrá derecho a conocer los
siguientes estados de la factura: si ha sido registrada en el registro contable, si ha sido contabilizada la
obligación reconocida, si ha sido pagada, anulada ó rechazada.
Cuarto.- Unidades Administrativas competentes en materia de gestión económico-presupuestaria.
Toda factura emitida por un proveedor deberá contener además de los datos requeridos en aplicación
del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, los siguientes elementos de identificación necesarios
para su correcta distribución y tramitación: órgano gestor, oficina contable y unidad tramitadora.
Dichos elementos de identificación se indicarán con la correspondiente codificación de acuerdo con
el “Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3)” gestionado por la Secretaría de
Estado de Administraciones Públicas. La Universidad de Sevilla, con objeto de identificar además
el responsable del crédito correspondiente, establece como obligatorio un cuarto elemento de
identificación denominado órgano proponente que se corresponderá con la orgánica que soportará el
gasto de la factura.
En la Universidad de Sevilla los tres elementos de identificación inicialmente mencionados se
corresponden con las siguientes Unidades:
a. Órgano Gestor: Universidad de Sevilla.
b. Oficina Contable: Área de Gestión Económica.
c. Unidades Tramitadoras: Unidades a la que corresponden la tramitación de las facturas.
Corresponde al Área de Administración Electrónica de la Universidad de Sevilla el acceso a la
aplicación Web de gestión del DIR3 para, previa petición del Área de Gestión Económica, gestionar
las altas, bajas y modificaciones necesarias para mantener actualizado dicho directorio de acuerdo a
las necesidades de la Universidad.
2
16
Núm. 4/2015, de 10 de julio
I. DISPOSICIONES Y ACUERDOS GENERALES I.3. Rector
Con el objetivo de facilitar a los proveedores la emisión de las facturas, las codificaciones asignadas
a cada uno de estos órganos/unidades serán publicadas por la Universidad en su página Web. En
todo caso, estos datos deberán figurar en los pliegos de cláusulas administrativas particulares de los
expedientes de contratación realizados por la Universidad de Sevilla.
Quinto.- Registro administrativo de las facturas.
Todas las facturas que se emitan dirigidas a la Universidad de Sevilla deberán ser registradas
administrativamente en los términos previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre,
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
En la Universidad de Sevilla se ha creado un registro auxiliar de facturas que permitirá de forma
descentralizada el registro administrativo de las facturas en papel. A dichos efectos, se habilitará al
personal que corresponda para realizar las anotaciones en este registro. El Gerente propondrá a la
Secretaría General la disposición de las sedes necesarias y los funcionarios que habrán de habilitarse
a este fin.
La Universidad proporcionará una herramienta informática para facilitar el registro administrativo
de las facturas en papel en el registro auxiliar de facturas. Dicha herramienta interoperará con los
aplicativos corporativos de registro y de gestión económica.
Toda factura se tramitará una vez haya sido registrada administrativamente y se haya anotado en el
registro contable de facturas de la Universidad. No se tramitará ninguna factura que no haya cumplido
previamente ambos requisitos procedimentales.
EL RECTOR,
Antonio Ramírez de Arellano López
*
**
2
17