La instrucción de esta Gerencia, de fecha 13 de febrero de 2020, sobre el uso del Portafirmas establece que la firma de documentos electrónicos se autoriza de manera exclusiva para documentos oficiales que se generen durante la tramitación de los procedimientos y servicios de la Universidad y que deban ser firmados por los órganos y personal de la misma en el ejercicio de su competencia.

La instrucción de 25 de mayo de 2020 estableció el marco regulador para el alta en Portafirmas del personal contratado por la Universidad con cargo a créditos presupuestarios distintos al Capítulo I, condicionando dicha alta a que el contrato de trabajo especificara con claridad tareas de gestión económica y/o administrativa vinculadas al proyecto, programa o actividad que lo financia.

La instrucción de la Gerencia de 16 de julio de 2021 regula el uso de la herramienta Portafirmas por el personal docente e investigador y el personal de administración y servicios de la Universidad de Sevilla. La presente instrucción se dicta para regular el acceso a dicha herramienta por parte de personal contratado por la Universidad cuyas retribuciones no se imputan al Capítulo I del presupuesto, colectivo no comprendido en el ámbito subjetivo de la instrucción citada.

La presente instrucción tiene por objeto adaptar el procedimiento de alta en portafirmas de este personal a la realidad y condiciones en que se desenvuelven los contratos vinculados a proyectos de investigación, aclarando con mayor precisión el procedimiento de alta, las condiciones que deben concurrir para su otorgamiento y el régimen de baja, de forma que resulte ágil tanto para los investigadores principales y responsables de proyecto como para el propio Área de Administración Electrónica.

Esta medida se enmarca en el Plan General de Simplificación y Apoyo Administrativo, informado por la Gerente de la Universidad al Consejo de Gobierno el 14 de abril de 2026, que fija como uno de sus objetivos prioritarios la simplificación de los procedimientos administrativos que afectan a la actividad investigadora.

En base a lo anterior, esta Gerencia dicta las siguientes instrucciones:

Primera. Ámbito de aplicación.

La presente instrucción regula el alta con perfil de redactor en la herramienta Portafirmas del personal contratado por la Universidad de Sevilla cuyas retribuciones no se imputen al Capítulo I del presupuesto, cuando dicho acceso resulte necesario para el desempeño de tareas de gestión documental y/o administrativa vinculadas al proyecto, programa, convenio u otra actividad universitaria que financie la contratación, siempre que dichas tareas figuren expresamente recogidas en el contrato de trabajo.

Segunda. Procedimiento de solicitud de alta.

La solicitud de alta en Portafirmas deberá ser formulada por el inestigador principal o, en su caso el responsable del crédito presupuestario que financia la contratación, al Área de Administración Electrónica, acompañada del contrato de trabajo de la persona para la que se solicita el alta. En dicha solicitud se indicará, además, el UVUS y correo electrónico de la persona contratada.

El Área de Administración Electrónica comprobará que el contrato recoge expresamente tareas de gestión documental y/o administrativa vinculadas al proyecto, programa o actividad. Constatado este extremo, recabará de la persona a dar de alta la declaración de compromiso de buen uso conforme al modelo Anexo, y procederá al alta con perfil de redactor.

En caso de que el contrato no recoja expresamente dichas tareas, el Área de Administración Electrónica no procederá al alta y lo comunicará al solicitante, indicando que la incorporación de esa previsión al contrato es requisito previo para la tramitación de la solicitud.

Tercera. Perfil de acceso.

El alta en Portafirmas se realizará exclusivamente con el perfil de redactor, que habilita para la elaboración de peticiones de firma. En ningún caso se otorgará perfil de firmante al amparo de la presente instrucción, salvo que concurra una circunstancia específica que lo justifique y sea objeto de autorización individualizada del/la Gerente de la Universidad.

Cuarta. Baja en Portafirmas.

El investigador principal, o en su caso el responsable del crédito presupuestario deberá comunicar al Área de Administración Electrónica la baja en Portafirmas de la persona usuaria cuando se produzca la extinción de su contrato de trabajo, cuando el acceso haya dejado de ser necesario para el desempeño de las tareas encomendadas, o cuando por cualquier otra causa deje de concurrir el hecho que motivó el alta.

Sin perjuicio de lo anterior, la Universidad podrá establecer procedimientos automatizados de comprobación de la vigencia de los contratos vinculados a los usuarios dados de alta en Portafirmas al amparo de la presente instrucción, a efectos de verificar periódicamente que se mantienen las condiciones que justificaron el acceso, y en su caso proceder con las revocaciones pertinentes.

Quinta. Régimen de responsabilidad.

La responsabilidad sobre la adecuación de la solicitud de alta recae sobre el investigador principal o responsable del crédito presupuestario que la formuló.

La responsabilidad sobre el correcto uso de la herramienta Portafirmas recae sobre la persona usuaria que suscribió la declaración de compromiso de buen uso conforme al Anexo.

Sexta. Entrada en vigor.

La presente instrucción deja sin efectos, y sustituye, a la instrucción de la Gerencia de la Universidad de Sevilla, de 25 de mayo de 2020, sobre el uso de la herramienta Portafirmas por parte del personal contratado por la Universidad con cargo a créditos presupuestarios distintos al Capítulo I del presupuesto.

Entrará en vigor el día de su publicación en el Boletín Oficial de la Universidad de Sevilla.

En Sevilla, 31 de julio de 2026.

La Gerente,

Rocío Francisca Román Collado

ANEXO I

Declaración de compromiso de buen uso de la herramienta Portafirmas

D./Dña.: _______________________________________________________

DNI: ______________________________

DECLARO RESPONSABLEMENTE:

Mi compromiso de realizar un uso de la herramienta Portafirmas circunscrito, de manera exclusiva, a recabar la firma de documentos oficiales que se generen durante la tramitación de los procedimientos y servicios de la Universidad de Sevilla para cuya gestión me encuentro habilitado/a en el marco del contrato de trabajo suscrito con la Universidad de Sevilla, en vigor.

Asimismo, me comprometo a no comunicar a terceros mis credenciales de acceso a Portafirmas y a cumplir con las instrucciones de seguridad relacionadas con el buen uso de la herramienta.

Y para que conste, a los efectos de ser autorizado/a para el alta en Portafirmas con el perfil de redactor, firmo la presente declaración responsable.

En Sevilla, a fecha de firma.