¿Conoces la herramienta Symposium?

La Universidad de Sevilla pone a disposición de su comunidad universitaria una herramienta muy completa que facilita a los organizadores de un evento realizar todos los trámites pertinentes. La gestión de este servicio corre a cargo del Vicerrectorado de Servicios Sociales, Campus Saludable, Igualdad y Cooperación y desde su puesta en marcha se han tramitado 262 eventos.

Symposium es una plataforma que sirve para unificar procesos y alojar eventos en una sola web, en varios idiomas y sin necesidad de instalar ningún software, por lo que se adapta a cualquier navegador de una forma sencilla, intuitiva y personalizada. Gestiona el uso de la herramienta aquí.

Se trata de una herramienta con múltiples funcionalidades. De este modo, a través de ella se simplifica las inscripciones y los pagos, ya que permite integrar cualquier TPV de la Universidad, cuentas para transferencia bancaria, Paypal, o cualquier otro medio que tenga la institución.

Además, genera varios tipos de inscripción para un evento, con precios, fechas, cupos y formularios de inscripción independientes; al tiempo que controla el aforo total del evento y de cada inscripción y permite la venta de productos asociados a la inscripción con control de stock, fechas de disponibilidad y catálogo estructurado en categorías.

Los usuarios de esta aplicación podrán cursar credenciales de asistencia mediante QR y generar de forma automática a partir de la lista de asistentes y ponentes acreditaciones y diplomas que se podrán descargar desde su área privada, junto a las facturas.

La facturación suele ser uno de los trámites más complejos en la organización de los eventos, pero Symposium facilita la gestión ofreciendo unos formularios de toma de datos de facturación adaptados a las normas de cada país.  Validación de NIF y de identidad fiscal mediante servicio de la Agencia Tributaria (ES) y un módulo de gestión de la normativa RGPD europea en materia de protección de datos.

Otra de las funcionalidades de la plataforma es el envío automático de emails a asistentes y ponentes y la posibilidad de crear una web personalizada para el evento. Para ello, los organizadores de un congreso dispondrán de múltiples plantillas de diseño y repositorios de imágenes y vídeos, si bien también permite exportar o crear contenido propio. 

El programa del evento se puede crear con un módulo de actividades con editor de calendario y además se ofrece la opción de generar y difundir noticias vinculadas al evento con un muro de comentarios para fomentar la participación.

Los eventos crowdfunding también tienen cabida en Symposium y con el fin de que el evento sea muy visible se pueden generar newsletters automáticas, integrar herramientas de publicación de contenido en redes sociales y contar con Google analytics para monitorizar las visitas al evento.

Comité científico y revisores

Algunos eventos requieren la designación de un comité científico que evalúe las ponencias y este trámite también lo contempla la herramienta, ya que permite invitar a revisores para evaluar los trabajos, determina plazos independientes para la recepción de esos trabajos, así como para su evaluación. 

Otra posibilidad que se ofrece es la organización de mesas temáticas sin límites y con plazos específicos de recepción y tipos de documento ilimitados. Igualmente, se puede implementar el método de evaluación: por rango o por rúbrica, garantizando el anonimato y en función de cada mesa temática. Con todo el rigor del método científico.